Rechtliches

Nutzungsbedingungen 2DMS

Fassung vom 01.11.2026 · ZweiDee UG (haftungsbeschränkt)

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner

  1. Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung 2DMS (im Folgenden „Dienst") der ZweiDee UG (haftungsbeschränkt), Uthofstraße 50, 33442 Herzebrock-Clarholz, vertreten durch den Geschäftsführer Oliver Dresch, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Gütersloh unter HRB 14640, USt-IdNr. DE465091467 (im Folgenden „Anbieter").
  2. Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen (im Folgenden „Kunde"). Bei der Registrierung bestätigt der Kunde ausdrücklich, dass er als Unternehmer und nicht als Verbraucher handelt. Verbraucher können keinen Vertrag schließen.
  3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
  4. Hat der Kunde ein individuelles Angebot des Anbieters angenommen (z. B. für Einrichtung, Migration oder Schulung), gehen dessen Regelungen diesen Bedingungen vor.

§ 2 Vertragsschluss

  1. Selbstregistrierung. Der Kunde füllt das Registrierungsformular aus, bestätigt seine Unternehmereigenschaft und stimmt diesen Bedingungen sowie dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zu. Damit gibt er ein Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Er erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, der 48 Stunden gilt. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde den Link aufruft, auf der Bestätigungsseite „Konto jetzt anlegen" betätigt und der Anbieter das Kundenkonto einrichtet. Die Einrichtung ist die Annahme des Angebots.
  2. Angebot. Im Übrigen kommt der Vertrag durch die Annahme eines Angebots des Anbieters in Textform zustande.
  3. Die bei Vertragsschluss gültige Fassung dieser Bedingungen und des AVV wird mit Zeitpunkt und IP-Adresse im Protokoll des Kundenkontos festgehalten. Der Kunde kann beide Dokumente jederzeit unter der im Registrierungsformular verlinkten Adresse abrufen, speichern und ausdrucken.

§ 3 Leistungsumfang

  1. Der Anbieter stellt den Dienst über das Internet zur Nutzung im Browser bereit. Der Umfang richtet sich nach den gebuchten Bereichen und Zusatzfunktionen: - Belege: Eingangs- und Ausgangsbelege erfassen (Hochladen, E-Mail-Eingang, Schnittstelle), Texterkennung, Prüfung, Freigabe, Kontierung, Übergabe an DATEV und Erzeugung von SEPA-Zahldateien, Kassenbuch. - Vertragsmanagement: Verträge ablegen, Laufzeiten und Kündigungsfristen erfassen, Kündigungstermine berechnen, Erinnerungen, Verantwortlichkeiten, Übersichten. - Personal: Personalakten mit Aufbewahrungsfristen, Abwesenheiten, Mitarbeiterzugang, Reisekosten- und Spesenabrechnung, Übergabe an DATEV Lohn und Gehalt. - Zusatzfunktionen, soweit gebucht: insbesondere Auftragswesen (Angebote, Aufträge, Rechnungen einschließlich E-Rechnung, Mahnwesen), Zeiterfassung und Objekte & Inventar.

Den Funktionsumfang im Einzelnen beschreibt die bei Vertragsschluss gültige Leistungs- und Preisübersicht des Anbieters. 2. Betrieb in Deutschland. Anwendung, Datenbank und Dateispeicher liegen in Rechenzentren der IONOS SE in Frankfurt am Main; verschlüsselte Zweitkopien der Sicherungen liegen in Berlin. Beide Standorte gehören demselben Rechenzentrumsbetreiber. 3. Erinnerungen, Fristen und Prüfhinweise sind Hilfsmittel. Der Dienst berechnet Termine und Hinweise aus den Angaben des Kunden und erinnert per E-Mail, im Programm und – wenn der Nutzer es einschaltet – als Push-Nachricht. Für die Richtigkeit der eingegebenen Daten und für die rechtzeitige Kündigung, Zahlung oder sonstige Handlung bleibt der Kunde verantwortlich. Eine Erinnerung kann insbesondere wegen Spamfiltern, abgeschalteter Benachrichtigungen oder unrichtiger Angaben ausbleiben. 4. Automatisch erkannte Werte (Texterkennung, Kontierungsvorschläge, Zuordnung von Geschäftspartnern, Prüfung von Bankverbindungen) sind Vorschläge. Der Kunde prüft sie, bevor er einen Beleg freigibt, bucht oder bezahlt. Zahldateien (SEPA) und Übergaben an DATEV erzeugt der Dienst nur auf Veranlassung des Kunden; Zahlungen führt allein die Bank des Kunden aus. 5. Rechnungen und E-Rechnungen, die der Kunde mit dem Dienst erstellt, sind seine Rechnungen. Für ihren Inhalt, die steuerliche Richtigkeit und den Versand bleibt er verantwortlich. Die Prüfung gegen die Regeln der E-Rechnung (EN 16931) ist eine technische Prüfung, keine steuerliche. 6. Zeiterfassung. Der Dienst zeichnet Arbeitszeiten auf. Die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben und die Beteiligung einer Arbeitnehmervertretung obliegen dem Kunden. 7. Der Dienst unterstützt eine ordnungsgemäße, revisionssichere Ablage (u. a. unveränderliche Fassungen, Protokoll, Aufbewahrungsfristen). Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Verfahrensdokumentation des Kunden und die Einhaltung seiner Aufbewahrungspflichten bleiben seine Aufgabe. 8. Schnittstellen zu Dritten (z. B. DATEV, Microsoft 365, ein eigener Mailserver des Kunden) nutzt der Kunde auf Grundlage seiner eigenen Verträge mit diesen Anbietern. Für deren Verfügbarkeit und Leistungen ist der Anbieter nicht verantwortlich. 9. Der Anbieter entwickelt den Dienst weiter und darf Funktionen ändern, soweit der vertraglich vereinbarte Kern der Leistung erhalten bleibt und die Änderung dem Kunden zumutbar ist. Wesentliche Einschränkungen kündigt er mit einer Frist von mindestens sechs Wochen in Textform an. 10. Keine KI-Auswertung. Inhalte des Kunden werden nicht an KI-Dienste übermittelt und nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Texterkennung und Prüfungen laufen auf den Servern des Dienstes. Eine Änderung erfolgt nur nach vorheriger Information und, soweit erforderlich, Anpassung des AVV.

§ 4 Testphase

  1. Bei der Selbstregistrierung und, soweit im Angebot vorgesehen, bei neuen Kundenkonten beginnt eine kostenlose Testphase. Bei der Selbstregistrierung dauert sie 30 Tage.
  2. Die Testphase geht nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Vertrag über. Eine Fortsetzung setzt eine ausdrückliche Bestellung des Kunden voraus (im Dienst unter „Tarif" oder in Textform).
  3. Bestellt der Kunde nicht, stellt der Anbieter das Konto nach einem Hinweis per E-Mail frühestens 14 Tage nach Ende der Testphase auf „nur lesen". Der Kunde kann seine Daten dann weitere 30 Tage einsehen und die Ausfuhr nach § 11 anfordern. Danach löscht der Anbieter die Daten.
  4. Während der Testphase gelten die Aussagen zu Verfügbarkeit (§ 6) und Support (§ 8) nicht; der Anbieter leistet Support nach Möglichkeit.

§ 5 Pflichten des Kunden, Nutzerkonten

  1. Der Kunde benennt mindestens einen Administrator. Für Administratoren ist ein zweiter Faktor (Einmalkennwort-App) verpflichtend; der Kunde kann ihn für alle Nutzer verlangen.
  2. Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht weitergegeben werden. Jede natürliche Person erhält ein eigenes Konto; Sammelkonten sind unzulässig.
  3. Der Kunde lädt nur Inhalte hoch, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist, und keine rechtswidrigen Inhalte. Hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft; ausführbare und verdächtige Dateien werden abgewiesen.
  4. Der Kunde vergibt Rechte in seinem Konto selbst und ist für ihre Angemessenheit verantwortlich, insbesondere für den Zugang zu Personaldaten.
  5. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er einen Missbrauch seines Zugangs vermutet.

§ 6 Verfügbarkeit, Wartung

  1. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99,5 % im Kalendermonat an, gemessen am Übergabepunkt des Rechenzentrums, ohne angekündigte Wartungsfenster und ohne Störungen außerhalb seines Einflussbereichs. Dies ist eine Beschreibung des Betriebsziels, keine Zusage mit Rechtsfolgen. Eine zugesicherte Verfügbarkeit gilt nur, wenn sie in einem Angebot ausdrücklich vereinbart ist.
  2. Wartungsarbeiten führt der Anbieter möglichst außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch. Sie dauern in der Regel wenige Minuten. Längere Arbeiten werden vorher im Dienst angekündigt.

§ 7 Datensicherung

  1. Der Anbieter sichert die Datenbank täglich; zusätzlich kann sie auf jeden Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurückgespielt werden. Belegdateien liegen versioniert im Objektspeicher. Verschlüsselte Zweitkopien werden an einem zweiten Standort (Berlin) desselben Rechenzentrumsbetreibers gehalten.
  2. Die Wiederherstellung wird regelmäßig erprobt.
  3. Die Sicherung schützt gegen technische Ausfälle und Fehlbedienung. Sie ersetzt nicht eine eigene Sicherung des Kunden, soweit diese für ihn gesetzlich oder betrieblich geboten ist; dafür steht die Ausfuhr nach § 11 jederzeit zur Verfügung.

§ 8 Support

  1. Support erfolgt per E-Mail an support@2d-ug.de und telefonisch unter +49 5245 92790 20, Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr, ausgenommen die gesetzlichen Feiertage in Nordrhein-Westfalen.
  2. Eine Reaktionszeit wird nicht zugesagt; eine Antwort erfolgt in der Regel am nächsten Werktag. Für Kunden mit Angebot gelten die dort vereinbarten Zusagen.
  3. Einrichtung, Schulung, Datenübernahme und Anpassungen sind nicht Teil des Supports. Sie werden nach Angebot oder nach Aufwand berechnet.

§ 9 Preise, Abrechnung, Zahlung

  1. Es gelten die Preise der bei Vertragsschluss gültigen Preisübersicht oder des Angebots. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  2. Bezugsgrößen. Die Entgelte richten sich nach dem gebuchten Bereich: Belege nach der Zahl der Belege je Monat, Vertragsmanagement nach der Zahl der aktiven Nutzer (Pakete), Personal nach der Zahl der nicht ausgeschiedenen Mitarbeiter, Zeiterfassung nach der Zahl der Mitarbeiter mit Zeitmodell. Die Zahl der Unternehmen im Kundenkonto ist keine Bezugsgröße.
  3. Einstufung. Zu Beginn gilt die Stufe nach der Angabe des Kunden. Liegt die tatsächliche Menge drei Monate in Folge in einer anderen Stufe, teilt der Anbieter dem Kunden die passende Stufe in Textform mit. Sie gilt ab dem Folgemonat der Mitteilung, sofern der Kunde nicht innerhalb von zwei Wochen widerspricht; im Fall des Widerspruchs können beide Seiten nach § 10 Abs. 1 kündigen. Bei Paketen gilt mit Überschreiten der Paketgrenze das nächsthöhere Paket; über dem größten Paket fällt das in der Preisübersicht genannte Entgelt je weiterem Nutzer an. Der Dienst sperrt bei Überschreitungen nichts.
  4. Abrechnung monatlich im Voraus, Rechnung per E-Mail, zahlbar binnen 14 Tagen ohne Abzug. Wählt der Kunde die Jahresvorauszahlung, gilt der in der Preisübersicht genannte Nachlass; Mengenänderungen während des Jahres werden anteilig mit demselben Nachlass nachberechnet oder gutgeschrieben.
  5. Nachlässe für mehrere gebuchte Bereiche ergeben sich aus der Preisübersicht.
  6. Preisänderungen kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag dann zum Wirksamwerden der Änderung kündigen; darauf weist der Anbieter in der Ankündigung hin. Bei Jahresvorauszahlung gelten die Preise bis zum Ende des bezahlten Zeitraums.
  7. Bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen darf der Anbieter den Zugang nach Ankündigung in Textform auf „nur lesen" stellen; die Daten bleiben erhalten.

§ 10 Laufzeit, Kündigung

  1. Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und ist von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform kündbar, auch per E-Mail an support@2d-ug.de. Für Kunden mit Angebot gilt die dort vereinbarte Laufzeit. Hat der Kunde für zwölf Monate im Voraus gezahlt, wirkt seine ordentliche Kündigung frühestens zum Ende des bezahlten Zeitraums; kündigt der Anbieter ordentlich, erstattet er den auf die Zeit nach Vertragsende entfallenden Betrag.
  2. Einzelne Bereiche und Zusatzfunktionen können mit derselben Frist gekündigt werden.
  3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 11 Vertragsende, Herausgabe und Löschung der Daten

  1. Bei Vertragsende hat der Kunde die Wahl: - a) Mitnehmen: Der Anbieter erstellt eine vollständige Ausfuhr in offenen Formaten: jede Fassung jeder Datei, die Belegdaten als JSON Lines, die Stammdaten, die Nutzer ohne Passwörter, das Protokoll als CSV und eine Prüfsummendatei (SHA-256). Er stellt sie zum Download bereit. Hat der Kunde den Empfang bestätigt, löscht der Anbieter alle Daten und übergibt einen Löschnachweis. - b) Nur noch lesen: Der Zugang bleibt zum Suchen, Ansehen und Herunterladen bestehen; Änderungen, Maileingang und Erinnerungen ruhen. Das Entgelt für dieses Bestandsarchiv beträgt 29 € netto je angefangenem Terabyte und Monat, mindestens 29 € netto je Monat.
  2. Wählt der Kunde bis zum Vertragsende nicht, gilt Variante a): Der Anbieter stellt die Ausfuhr 30 Tage zum Download bereit und löscht danach alle Daten mit Nachweis.
  3. Mit der Übergabe der Ausfuhr gehen die Aufbewahrungspflichten des Kunden an den von ihm gewählten Ort über. Nach der Löschung bewahrt der Anbieter nichts für den Kunden auf.
  4. Technisch bedingt verbleiben nach der Löschung ältere Dateifassungen noch bis zu 30 Tage im Objektspeicher, bis zu 60 Tage in der verschlüsselten Zweitkopie und bis zum Ablauf ihrer Frist in den Datenbanksicherungen. Danach werden sie automatisch entfernt. Der Löschnachweis nennt diese Fristen.

§ 12 Datenschutz, Auftragsverarbeitung

  1. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) samt Anlagen (technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter). Er ist Bestandteil des Vertrags.
  2. Push-Nachrichten enthalten nur neutrale Texte ohne Inhalte (z. B. „Eine Frist steht an") und werden verschlüsselt über den Benachrichtigungsdienst des jeweiligen Browsers oder Geräteherstellers zugestellt.
  3. Belege, die per E-Mail eingeliefert werden, liegen bis zur Abholung durch den Dienst (in der Regel wenige Minuten) beim E-Mail-Anbieter des Anbieters, der im AVV als Unterauftragsverarbeiter genannt ist.
  4. Für die Verarbeitung der Vertrags- und Abrechnungsdaten des Kunden selbst ist der Anbieter Verantwortlicher; es gilt seine Datenschutzerklärung.

§ 13 Rechte

  1. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, den Dienst für eigene Geschäftszwecke und die seiner im Kundenkonto geführten Unternehmen zu nutzen.
  2. Alle Inhalte des Kunden bleiben seine. Der Anbieter nutzt sie ausschließlich zur Erbringung des Dienstes. Anonyme, nicht auf den Kunden rückführbare Betriebswerte (z. B. Antwortzeiten, Mengen je Monat) darf er zur Abrechnung und zur Verbesserung des Dienstes auswerten.

§ 14 Gewährleistung

  1. Für Mängel gelten die mietrechtlichen Vorschriften (§§ 535 ff. BGB) mit folgender Maßgabe: Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.
  2. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.
  3. Ein Recht zur Minderung kann der Kunde nur geltend machen, wenn der Mangel erheblich ist und er ihn angezeigt hat.

§ 15 Haftung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.
  2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) haftet der Anbieter nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, je Schadensfall höchstens bis zur Höhe der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Entgelte.
  3. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
  4. Versäumte Fristen und Zahlungen: Für Schäden aus einer versäumten Kündigung, Frist oder Zahlung haftet der Anbieter nur nach Abs. 1 und 2 und nur, wenn die Ursache in seinem Verantwortungsbereich liegt. Unrichtige Angaben des Kunden und nicht geprüfte Vorschläge (§ 3 Abs. 3 und 4) gehören nicht dazu.
  5. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der bei ordnungsgemäßer Nutzung der Ausfuhr (§ 11) und der Sicherung nach § 7 nicht vermeidbar gewesen wäre.
  6. Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter und Beauftragten des Anbieters. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO regelt der AVV.

§ 16 Änderung dieser Bedingungen

  1. Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dies wegen einer Änderung der Rechtslage, der Rechtsprechung, der technischen Rahmenbedingungen oder zur Aufnahme neuer Funktionen erforderlich ist und das Gleichgewicht von Leistung und Gegenleistung nicht zulasten des Kunden verschoben wird. Er teilt die Änderung mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gilt die Änderung als angenommen; darauf weist der Anbieter in der Mitteilung besonders hin. Im Fall des Widerspruchs können beide Seiten zum Wirksamwerden kündigen.
  2. Änderungen der Hauptleistungen und der Preise richten sich nicht nach Abs. 1, sondern nach § 3 Abs. 9 und § 9 Abs. 6.

§ 17 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  2. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertrag der Sitz des Anbieters. Der Anbieter darf den Kunden auch an dessen Sitz verklagen.
  3. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.